‘De manier van samenwerken is onderwerp van gesprek’
Chauffeurs die geen gedeputeerden maar beeldschermen door de provincie rijden. Een servicedesk die tot 10 uur ’s avonds bereikbaar is. Belangrijke updates via een webcast en tijdens een uur vergaderen altijd tien minuten inruimen voor koffie en kletsen. Zo pakte de provincie Noord-Brabant het thuiswerken tijdens corona vanaf het begin af aan op. Nu zijn Sandra Terwolbeck, trekker van het aanjaagteam leerpunten coronacrisis, en Twan Burgers, verantwoordelijk voor de facilitaire maatregelen rondom corona, vooral bezig met een toekomst waarbij regelmatig thuiswerken een blijvertje wordt binnen hun organisatie en er voldoende ruimte blijft voor ontmoetingen. Twan: “De situatie die we nu hebben creëert momentum.”
“Voor corona konden we al tijd- en plaatsonafhankelijk werken,” vertelt Sandra. “Het werd ook wel gedaan, maar er was geen thuiswerkbeleid. Het was nog niet gestructureerd. En de vaste computers op de bureaus in het provinciehuis bleven toch de favoriete werkplekken.” Twan vult aan: “De invloed van het team waarin je werkt was nog vaak bepalend voor hoeveel ruimte mensen ervoeren om thuis te werken. Als de rest van de collega’s op kantoor werken, sluit je je daar al snel bij aan.” De provincie heeft in de vervoersvisie, die eind 2019 is vastgesteld, staan dat medewerkers reizen om te ontmoeten. Dat was vooral ingegeven vanuit het duurzaamheidsoogpunt, maar is op het moment dat medewerkers weer naar kantoor zouden kunnen, om andere redenen extra belangrijk geworden. “Als we anders werken, minder vaak op kantoor zijn, dan betekent het nieuwe afspraken met elkaar nodig zijn,” vertelt Sandra. Op de digitale werkvloer zijn de afgelopen tijd veel gesprekken gevoerd over het toekomstperspectief. Daaruit blijkt dat we met elkaar veel meer tijd- en plaatsbewust willen gaan werken. Niet alleen tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken, maar juist in tijd en plaats ook veel bewuster afwegingen maken om te komen tot het gewenste resultaat ”
Stroomversnelling
Net als veel organisaties kwam het thuiswerken bij de provincie Noord-Brabant begin dit jaar in een stroomversnelling. “De deur ging op slot en iedereen moest naar huis,” vertelt Twan. “De eerste stap was bekijken welke functies dermate kritiek waren dat ze in het provinciehuis moesten plaatsvinden. De rest moest gewoon thuis werken. Maar dat moesten we ook goed faciliteren vonden we.” Nieuwe beeldschermen waren toevallig al besteld, maar kwamen niet op de bureaus in het provinciehuis te staan, maar bij medewerkers thuis. En toen veel collega’s moesten wennen aan het online samenwerken en bovendien ook thuis hun kinderen moesten lesgeven, bleef de servicedesk tot 10 uur ’s avonds open. Maar ook bleek al snel dat mensen het moeilijk hadden. Sandra: “Je hebt niet alleen een andere plek, het is ook heel anders samenwerken. Hoe houden we het levendig? Hoe zorgen we dat mensen niet wegkwijnen? Dat waren wel vragen die we vanaf het begin hebben meegenomen. Zo hebben we afspraken gemaakt over hoe je een uur vergaderen indeelt. Naast 50 minuten inhoudelijk vergaderen, maken we ook 10 minuten tijd voor kletsen en koffie. Maar ook het gebruik van energizers in overleggen is belangrijk. De sociale cohesie binnen onze organisatie was al heel sterk en dat willen we vasthouden door koffiemomentjes, weekopeningen en werken met een buddy. Allemaal leerpunten die we meenemen.”
Zo werkt het
“Op het platform zowerkthet.nl staan veel tips en ideeën over duurzame mobiliteit en thuiswerken,” vertelt Sandra. “Die hebben we ook gebruikt. Inzichten met betrekking tot gezond thuiswerken, het houden van de verbinding en hoe je gedragsverandering tot stand kunt brengen hebben we gebruikt.” En soms leidde dat tot andere keuzes dan in het eigen beleid stond. “Bijvoorbeeld de corona vervoersladder,” vertelt Twan. “Die hebben we gebruikt in de periode dat mensen weer wat vaker naar kantoor konden komen. OV stond daar natuurlijk veel lager dan in ons eigen reguliere beleid, om OV beschikbaar te houden voor essentiële beroepen.”
Toekomstperspectief
De interne pijlers van de provincie Noord-Brabant zijn medewerkers in hun kracht, ijzersterke organisatie, tevreden bestuur en ontwikkeling van Brabant. “Dat doen we door onze medewerkers ruimte te geven om eigen afwegingen te maken die passen bij de opgaven,” zegt Twan. “Hoe je werkt is dus een eigen verantwoordelijkheid. De provincie stelt de kaders en we gaan wel zorgen dat de maníer van samenwerken altijd onderwerp van gesprek is. Ook als we de coronacrisis achter ons kunnen laten.”