Vaste reiskostenvergoeding per 1 januari vaak niet meer mogelijk
Vanaf 1 januari 2021 kun je een vaste reiskostenvergoeding in veel gevallen niet meer onbelast verstrekken. Dan loopt namelijk de fiscale tegemoetkoming af die de fiscus in het begin van de coronacrisis afkondigde. Kort gezegd kwam deze tegemoetkoming erop neer dat je medewerkers die vóór 13 maart 2020 in dienst waren, onbelast een vaste reiskostenvergoeding kon blijven verstrekken. Ook als medewerkers niet of nauwelijks meer reisden vanwege de coronamaatregelen.
Per 1 januari kun je als werkgever alleen daadwerkelijk gemaakte reizen nog onbelast vergoeden. Een vaste reiskostenvergoeding is nog wel mogelijk, maar dan moeten medewerkers wel structureel reizen in een vast reispatroon (36 weken of 128 dagen per jaar, zie pagina 265 in het Handboek Loonheffingen). Voor veel medewerkers en bedrijven zal dit niet het geval zijn omdat één of meer dagen thuiswerken een vast onderdeel blijft van de bedrijfsvoering. Veel werkgevers stappen nu dan ook versneld over op een flexibele reiskostenvergoeding op basis van gemaakte reizen. Daarbij krijgt de medewerker geen vast (forfaitair) bedrag meer per maand, maar dient hij voor iedere rit een declaratie in.
Hulp bij nieuwe reiskostenvergoeding
We ondersteunen verschillende werkgevers om versneld over te stappen op een nieuwe reiskostenvergoeding. Hierbij zorgen we dat op korte termijn het beleid fiscusproof is en er eventueel een dienstverlener wordt gecontracteerd voor het faciliteren van de kilometerdeclaraties. Daarnaast is de nieuwe (thuis)werkelijkheid die door corona is ontstaan vaak aanleiding om ook naar andere aspecten van het mobiliteitsbeleid te kijken. Blijven we ov-abonnementen verstrekken? Verkleinen we de leasevloot? Geven we een thuiswerkvergoeding of budget voor de inrichting van een thuiswerkplek? Enzovoorts, enzovoorts.
Helpdesk reiskosten
Speciaal voor Brabantse ondernemers is de gratis ‘Helpdesk Reiskosten’ geopend, voor hulp bij de voorbereiding op deze nieuwe situatie. Initiatiefnemer is Mobility Mixx, partner in SmartwayZ.NL, hét innovatieve mobiliteitsprogramma in Zuid-Nederland. Meer informatie is te vinden op mobilitymixx.nl/reiskosten
